In Deutschland gibt es bereits über 16.000 ambulante Pflegedienste und immer mehr erwägen die Existenzgründung einer solchen Einrichtung, da der demografische Wandel eine Ausweitung der älteren Bevölkerung anzeigt und die Anzahl Pflegebedürftiger in Deutschland in Zukunft eben stetig ansteigt.
Weitaus mehr als die Hälfte der deutschen Einwohner:innen werden im eigenen Zuhause versorgt, teilweise spricht man von ungefähr drei Vierteln und mehr, sei es von pflegenden Angehörigen oder durch professionelle Unterstützung. Nur ein kleiner Teil der Pflegebedürftigen wohnt in Pflegeheimen oder anderen stationären Einrichtungen, meistens aufgrund eines hohen Pflegegrads. Die ambulante Pflege wird dabei der stationären Pflege vorgezogen, da Senioren so in ihrer vertrauten Umgebung bleiben und ihr Leben so lange wie möglich selbstbestimmt und wie gewohnt weiterführen können.
Inhaltsverzeichnis
Wofür ist ein ambulanter Pflegedienst zuständig?
Im elften Buch des Sozialgesetzbuches werden ambulante Pflegeeinrichtungen als „selbstständig wirtschaftende Einrichtungen, die unter ständiger Verantwortung einer ausgebildeten Pflegefachkraft Pflegebedürftige in ihrer Wohnung mit Leistungen der häuslichen Pflegehilfe (…) versorgen.“ (§ 71 SGB XI). Mit inbegriffen sind dabei
- körperbezogene Pflegemaßnahmen,
- pflegerische Betreuungsmaßnahmen und
- hauswirtschaftliche Unterstützung (§ 36).
Je nach Bedarf kommt der ambulante Pflegedienst mehrmals in der Woche, täglich oder auch mehrmals täglich und unterstützt die Angehörigen bei der Pflege der Patienten oder helfen bei der Hauswirtschaft. Dies bedeutet, die professionellen Pflegekräfte übernehmen Aufgaben wie Wäsche waschen, Aufräumen, Putzen und Einkaufen, da es den älteren Menschen aufgrund physischer Einschränkungen schwerfällt oder einfach nicht möglich ist.
Notwendige Eigenschaften und Fähigkeiten für die Gründung eines Pflegedienstes
Will man sich selbstständig machen und einen ambulanten Pflegedienst gründen, steht man am Anfang vor vielen Voraussetzungen und Aufgaben. Man sollte sich sicher sein, dass man sich nicht nur die Leitung eines Pflegedienstes zutraut und die notwendigen fachlichen Qualifikationen sowie das wirtschaftliche Know-how mitbringt, sondern auch persönlich in den Bereich Pflege passt.
Fachspezifische Voraussetzungen
Einen Pflegedienst gründen darf nur, wer eine Ausbildung zum/ zur
- Gesundheitspfleger:in oder Krankenpfleger:in,
- Kinderkrankenpfleger:in oder
- Altenpfleger:in
abgeschlossen hat. Des Weiteren muss der Ausbildungsberuf in den letzten acht Jahren mindestens zwei Jahre lang hauptberuflich ausgeübt worden sein. Ebenso wird für einen Pflegedienst auf jeden Fall eine Weiterbildung zur Pflegedienstleitung (PDL) benötigt. Der Lehrgang muss mindestens 460 Stunden dauern oder alternativ zur PDL-Ausbildung muss ein vergleichbares Studium, etwa Pflegemanagement, absolviert worden sein.
Entweder kann der/ die Inhaber:in selbst die Funktion der PDL übernehmen, oder genauso gut jemanden in Vollzeit einstellen, der dies übernimmt. Ferner muss eine Stellvertretung eingestellt werden, die bei Verhinderung, Urlaub oder Krankheit der PDL die Verantwortung übernimmt.
Kaufmännisches Wissen
Mit der Existenzgründung eines Pflegedienstes leitet man auch ein Unternehmen, wofür Kenntnisse in der (Betriebs-)Wirtschaft von großem Nutzen sind. In Führungspositionen übernimmt man viel Verantwortung, nicht nur für die Kunden, darunter fallen Patienten und Angehörige, aber vor allem für die Mitarbeiter.
Unter kaufmännischen Kenntnissen versteht man nicht nur Wissen über Management, sondern auch über Buchhaltung, Steuern, Recht und vieles mehr. Umso besser ist es und leichter fällt es einem, wenn zuvor bereits wertvolle Erfahrungen in diesem Bereich gesammelt wurden. Für Quereinsteiger lohnt es sich daher, Kurse, Seminare und sonstige Weiterbildungsangebote wahrzunehmen.
Persönliche Eigenschaften und Charakterzüge
Ist man in der Pflege und somit im sozialen Bereich tätig, darf der zwischenmenschliche Aspekt nicht zu kurz kommen. Für das Wohl der Patient:innen, das an erster Stelle steht, sollte man über soziale Kompetenzen, insbesondere kommunikative Fähigkeiten, verfügen, damit man ihr Vertrauen für sich gewinnen kann.
Bereits in Gesprächen mit potenziellen Patienten und den Angehörigen möchte man einen guten ersten Eindruck vermitteln, damit diese sich für Ihre Einrichtung entscheiden. Auch wenn es darum geht, Mitarbeiter:innen für sich zu gewinnen oder Banken von der Geschäftsidee zu überzeugen, erweist sich ein Kommunikationstalent als hilfreich.
Gleichermaßen ist auch Einfühlungsvermögen, also Empathie, von Bedeutung. Damit sich die Pflegebedürftigen in guten Händen fühlen, sollten sich die Mitarbeiter eines Pflegedienstes bei der pflegerischen Versorgung und Betreuung verständnisvoll zeigen und stets Rücksichtnahme und Respekt an den Tag legen.
Trotz einer engen Beziehung, welche die Zusammenarbeit für alle Beteiligten erleichtert, sollte immer etwas emotionale Distanz gewahrt werden, welche für Berufe in dem Sektor äußerst wichtig sind.
Nicht nur die Pflegekräfte, sondern auch Geschäftsführer sollten sowohl physisch als auch psychisch belastbar sein, da sich der Arbeitsalltag in der Pflege stressig gestaltet und viele Herausforderungen mit sich bringen kann. Gerade die Anfangsphasen in der Gründung verlangt einem viel ab. Geduld, Sorgfältigkeit und Organisationsgeschick machen sich da neben den anderen persönlichen Voraussetzungen bezahlt.
Vor der Gründung
Sich in der ambulanten Pflege selbstständig zu machen, ist wegen steigender Nachfrage nicht gleich ein Eigenläufer. Bevor es ans Wesentliche geht, sollte ein tragfähiges Konzept stehen und eventuell eine Spezialisierung vorgenommen werden. Mögliche Gebiete sind die Palliativversorgung, Intensivsorge oder Kinderpflege.
Ausführliche Analyse
Marktanalyse, Standortanalyse und Wettbewerbsanalyse helfen dabei, den Bedarf an Pflegediensten zu klären und das Angebot im Umkreis zu vergleichen. Die Ergebnisse ebendieser Analysen zeigen, wo man seinen Pflegedienst am besten positioniert und welche Leistungen angeboten werden sollten. Folgende Punkte sprechen für einen guten Standort:
- zentrale Lage
- Anbindung an den öffentlichen Personennahverkehr
- gute Erreichbarkeit
- Parkplatzmöglichkeiten
- Ärzte, Apotheken und weitere medizinische Einrichtungen im Umkreis
- Kundenkreis in unmittelbarer Nähe
- geringe Dichte von anderen (ambulanten) Pflegediensten
Angaben zur demografischen Entwicklung und Konkurrenten in der Gegend sind bei Pflegekassen, dem jeweiligen Sozialdezernat der Kommune oder auch online (etwa beim Statistischen Bundesamt) erhältlich.
Räumlichkeiten
Auch wenn bei einem ambulanten Pflegedienst die Kundschaft bei sich daheim versorgt wird, dienen die Räumlichkeiten als Büro, Aufenthaltsmöglichkeit bei Pausen und auch Ort für Besprechungen und Schulungen. Da auch die Pflegebedürftigen eventuell zum persönlichen Gespräch vorbeikommen, sollte alles barrierefrei zugänglich sein.
Selbstverständlich sollten die Räume einladend wirken und einen professionellen Eindruck auf potenzielle Kunden machen. Im Eingangsbereich kann nützliches Infomaterial und Broschüren ausgelegt werden, die das Interesse der Kunden wecken könnten. Wichtig ist auch, dass außen ein Schild angebracht wird und der Pflegedienst als solcher kenntlich ist und von Passanten wahrgenommen wird.
Rechtsform wählen
Die Rechtsform des Unternehmens bestimmt diverse rechtliche Grundlagen wie Besteuerung, Haftung und Organisationsstrukturen. Ambulante Pflegedienste werden oft als Einzelunternehmen gegründet, da kein Startkapital und auch kein Eintrag ins Handelsregister vonnöten ist und der/ die Geschäftsführer:in auch Inhaber:in ist und ihm/ ihr die alleinige Entscheidungsgewalt zusteht. Der Nachteil besteht hier darin, dass Einzelunternehmer:innen bei Schuldenaufkommen mit dem Privatvermögen haften.
Hingegen beschränkt sich die Haftung bei Kapitalgesellschaften auf die eigenen Einlagen und das Gesellschaftsvermögen. Bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und einer haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt) gelten allerdings strengere Buchhaltungspflichten und sie müssen ins Handelsregister eingetragen werden.
Beim Eröffnen einer GmbH muss ein Stammkapital in Höhe von 25.000 Euro aufgebracht werden. Sie kann als Einzelperson oder aber auch im Team geführt werden und bietet steuerliche Vorteile. Für die Gründung einer UG kann das Startkapital auch nur einen Euro betragen.
Rechtsberatung
Die passende Rechtsform hängt von unterschiedlichen Faktoren, darunter von der Größe des Unternehmens, ab und sollte sorgfältig bedacht werden. Die Zusammenarbeit mit einem/ einer Steuerberater:in erweist sich als sinnvoll, da die persönliche Beratung Ihnen die Entscheidung erleichtert und die Unterstützung bei Jahresabschlüssen, Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen (GUV) Ihnen Zeit und Mühe erspart.
Buchführung
Die Pflegebuchführungsverordnung (PBV) verpflichtet Gründer dazu, einen Jahresabschluss herauszugeben. Durch diesen sollen ambulante Pflegedienste nachweisen, dass sie wirtschaftlich arbeiten. Neben den Bilanzen und GUV müssen auch dokumentationspflichtige Nachweise vorgelegt werden. Sind jedoch weniger als sieben Mitarbeiter:innen in Vollzeit tätig und die Jahresumsätze liegen unter 250.000 Euro, ist man von der Pflicht der doppelten Buchführung ausgenommen. Es muss lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung eingereicht werden.
Finanzierung und Kosten
Um einen ambulanten Pflegedienst zu gründen, sollte man im Vorfeld alle Kosten genau einkalkulieren und für die ersten Jahre prognostizieren. Es wird im Allgemeinen unterschieden zwischen einmaligen Gründungskosten und laufenden Kosten.
Gründungskosten
- Anmeldegebühren
- Beratungskosten
- Kaution und Maklergebühren
- Möbel und elektronische Ausstattung
- Anschaffungskosten für Arbeitskleidung, Pflegehilfsmittel etc.
- Fahrzeugflotte
Laufende Kosten
- Miete oder Pacht
- Personalkosten
- Leasingkosten
- Weiterbildung
- Steuern und Versicherungen
- Werbekosten und Marketingkosten
Mit der Gründung fallen bereits laufende Kosten für Personal, Miete und Versicherungen an, wobei die Einnahmen erst später eintreffen. Für diese ungewisse Überbrückungszeit sollte eine Rücklage eingeplant werden, das als finanzielles Polster dient, bis erste Umsätze erzielt werden. Ein Großteil anfallender Kosten muss vorfinanziert und vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit müssen bereits Rechnungen beglichen werden.
Finanzielle Unterstützung
Verfügt man selbst nicht über die nötigen finanziellen Mittel und ist angewiesen auf Fremdkapital, sind ein Bankkredit oder Zuschüsse und Förderprogramme die Lösung. Eine beliebte Fördermöglichkeit ist der ERP-Gründerkredit, ein StartGeld, der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW). Weitere Anlaufstellen sind
- Pflegekassen,
- örtliche Industrie- und Handelskammer,
- Fach- und Branchenverbände,
- Agentur für Arbeit
- und viele mehr.
Businessplan erstellen
Um Banken, Kreditinstitute oder Investoren von der eigenen Geschäftsidee und dem Konzept zu überzeugen, muss ein ausführlicher und fundierter Businessplan her. Dieser enthält unter anderem:
- Konzept,
- Gründerprofil,
- Beschreibung des Geschäftsmodells und der Leistungen,
- Marktanalyse, Standortanalyse, Wettbewerbsanalyse,
- Rechtsform,
- Finanzierungsplan,
- Organisationsstruktur,
- Maßnahmen zur Kundenakquise,
- Marketingmaßnahmen und Kommunikationsmaßnahmen.
Versicherungen
Will man einen Pflegedienst gründen, darf die gesetzliche Absicherung nicht vergessen werden. Um Risiken zu minimieren und sich vor hohen Schadensersatzforderungen zu schützen, muss ein Existenzgründer entsprechende Versicherungen abschließen. Schnell kann es dazu kommen, dass Firmenwagen in Unfälle verwickelt sind, Wohnungsschlüssel verloren werden oder dass es zum Rohrbruch in der Geschäftsstelle kommt. Folgende Versicherungen werden empfohlen:
- Betriebshaftpflichtversicherung
- Berufshaftpflichtversicherung
- Berufsunfähigkeitsversicherung
- Rechtsschutzversicherung
- Inhaltsversicherung
Zulassung und Versorgungsvertrag
Damit die Leistungen der ambulanten Pflege auch bei den Pflegekassen und Krankenkassen abgerechnet werden können, wird zuerst eine offizielle Zulassung benötigt. Es wird vorausgesetzt, dass
- eine PDL mitsamt Stellvertretung eingestellt sind,
- genügend ausgebildete Pflegekräfte beschäftigt sind (je nach Bundesland gibt es eine Mindestanzahl),
- ein Hygieneplan eingehalten und jährlich aktualisiert wird,
- der Pflegedienst rund um die Uhr erreichbar ist,
- Qualitätsmanagement betrieben wird,
- gesetzlich vorgeschriebene Qualitätsstandards eingehalten werden.
Hygieneplan
Zum Schutz der Mitarbeiter und der Pflegebedürftigen vor Krankheitserregern, gibt es festgelegte Hygienevorschriften, darunter Angaben zur Händedesinfektion oder der Reinigung und Sterilisation von Wäsche, die im Hygieneplan nachzulesen sind. Dieser muss in den Geschäftsräumen aushängen und für jeden sichtbar sein. Bei der Erstellung des Plans kann man sich nach dem Rahmenhygieneplan für ambulante Pflegedienste von dem Länder-Arbeitskreis richten.
Qualitätsprüfung
In der Pflege und generell im Gesundheitsbereich werden hohe Anforderungen an die Qualität der Versorgung gestellt. Um sicherzustellen, dass gewisse Standards befolgt werden, finden erst im Genehmigungsprozess und später auch regelmäßig unangekündigt Prüfungen durch den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK) statt. Anhand der Qualitätsprüfungsrichtlinien (QPR) wird
- die Kommunikation (Beratung und Einbindung) mit Pflegebedürftigen und Angehörigen (etwa über gesundheitsfördernde Maßnahmen),
- die Planung und Pflegedokumentation,
- die Abwägung der Wirksamkeit ergriffener Maßnahmen,
- die ununterbrochene Erreichbarkeit und Notfallprotokoll,
- Tagesplanung/ Tourenplanung für eine angemessene Versorgung der Patienten und
- die Kooperation mit behandelnden Ärzten, stationären Einrichtungen, Kliniken oder anderen Pflegediensten evaluiert.
Für diejenigen, die Unterstützung bei der Vorbereitung für die Prüfungen benötigen, eignet sich eine Mitgliedschaft bei speziellen Bundesverbänden. Der Bundesverband Ambulante Dienste und Stationäre Einrichtungen (bad) e. V. führt Vorort-Checks durch und veröffentlicht Broschüren und Ratgeber zum Thema Pflege, die für Gründer:innen/ Inhaber:innen/ Leiter:innen von Pflegediensten relevant sind. Des Weiteren lohnt sich eine Mitgliedschaft, da der Verband Weiterbildungen und Fortbildungen durchführt und die Mitglieder hinsichtlich der Bewältigung unterschiedlicher Herausforderungen bei der Führung eines Pflegedienstes beraten und unterstützt werden.
Für die Zulassung wird dann ein formloser Antrag an die zuständigen Kassen geschickt, dass das Unternehmen bei Pflegefällen Pflegeleistungen übernimmt. Dieser ganze Prozess ist sehr komplex und kann sich auch etwas hinziehen, weswegen ausreichend Zeit dafür eingeplant werden sollte.
Aushandlung des Vertrags
Nach Erhalt der Zulassung wird mit den Pflegekassen ein Versorgungsvertrag verhandelt. Dieser definiert die konkreten Pflegeleistungen, das Qualitätsmanagement, Vorgaben zu den Räumlichkeiten, den eingestellten Pflegekräften und das Einzugsgebiet des ambulanten Pflegedienstes.
Das Abrechnungsverfahren der Pflegesachleistungen erfolgt einheitlich und digital über den Datenträgeraustausch (DTA). Gehören sowohl die von Ärzten verordnete häusliche Krankenpflege (nach SGB V) als auch die ambulante Pflege (nach SGB XI) zu den Leistungen, sind gesonderte Versorgungsverträge abzuschließen.
In unserem Beitrag „Existenzgründung Pflegedienst – Hier muss ich mich anmelden“ erfahren Sie, bei welchen Institutionen Sie sich bei der Gründung eines Pflegedienstes anmelden sollten und auch müssen.
Wollen Sie einen Pflegedienst gründen?
Sind Sie sich sicher, dass Sie diesen Schritt „wagen“ wollen, sollten Sie sich im Vorhinein ausführlich mit dem Konzept und der Finanzierung auseinandersetzen.
In diesem Zuge ist es nur zu Ihrem Vorteil, wenn Sie sich professionell beraten lassen. Die Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Rechtsanwälten oder auch Bundesverbänden garantiert noch keinen Erfolg, aber gibt Ihnen mehr Sicherheit und diese unterstützen Sie in allen Angelegenheiten. Der zuvor erwähnte Bad e. V. bietet Existenzgründern von Pflegediensten eine umfassende Beratung. Mit guter Vorbereitung und den benötigten persönlichen Ressourcen kann der Einstieg in den Markt auch Ihnen gelingen.